home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10210.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  1.7 KB  |  73 lines
  1. Period-End Processing
  2.  
  3. ÀáWhen to Perform Period-End ProcessingÀá
  4.  
  5. Unlike most other accounting programs, M.Y.O.B. does not require you to close a 
  6.  
  7. month before starting a new month.  You can make entries in any month (even in 
  8.  
  9. the next fiscal year).
  10.  
  11.  
  12.  
  13. As a good accounting practice, we recommend the following steps after completing 
  14.  
  15. your entries for a period.  (Remember, you usually haven‚Äôt completed a period 
  16.  
  17. until a month or so later.)
  18.  
  19.  
  20.  
  21. ÀáNote:Àá  These steps are recommended.  They are not required.  M.Y.O.B. does not 
  22.  
  23. purge any accounting entries when you perform the following period-end 
  24.  
  25. processing.
  26.  
  27.  
  28.  
  29. After you‚Äôre fairly certain that all entries for a month have been made:
  30.  
  31.  
  32.  
  33. 1.    If you‚Äôve received your bank statement, reconcile your checkbook.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. 2.    Print a Trial Balance summary report for the month.  Check the activity 
  38.  
  39.     in the trial balance to make sure you‚Äôve entered everything.  (Look for zero 
  40.  
  41.     activity in accounts that usually have activity,  Verify the balance of your 
  42.  
  43.     checkbook at the end of the month, etc.)  If something doesn‚Äôt look right, print a 
  44.  
  45.     trial balance detail report.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. 3.    Once everything looks okay, print a Balance Sheet, Profit & Loss 
  50.  
  51.     Statement. and any supporting schedules (journals, aged receivables, aged 
  52.  
  53.     payables, etc.) you would like to have on file.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. 4.    Make a backup copy of your data (see Backing Up Your M.Y.O.B. Data).
  58.  
  59.  
  60.  
  61. 5.    Choose Customize M.Y.O.B. from the Administration command center and 
  62.  
  63.     change the 'accidental posting' month to the month just completed.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. If, down the road, you must make an adjustment in this month, you‚Äôll have to 
  68.  
  69. change the 'accidental posting' month and make the entry.  Afterward, you 
  70.  
  71. should do these five steps again.
  72.  
  73.